Jede geplante Zusammenarbeit beginnt mit einem ersten Gespräch. In diesem Gespräch lernt man sich kennen. Schaut ob man auf einer Wellenlänge ist. Somit die Zusammenarbeit zum Erfolg führt. In diesem Blog Post beantworte ich dir die Fragen auf was du als Arbeitgeber achten solltest. Welchen Gesprächsleitfaden ich bei meinen Erstgesprächen verfolge. Welche Fakten allgemein wichtig sind.

Terminvereinbarung & das erste Kennenlernen

Super Du hast Dich entschieden, Aufgaben an eine virtuelle Assistentin abzugeben. Dir wurde auch schon jemand empfohlen oder du hast eine passende VA in eine der unzähligen Jobgruppen gefunden. Nun heißt es, ein Erstgespräch zu vereinbaren. Meine Empfehlung dafür macht euch ein Zoom- oder Skypmeeting aus. So kannst du deine zukünftige virtuelle Assistentin im Gespräch sehen. Dies macht den ersten Eindruck meiner Meinung nach komplett und du musst nicht nur an Hand der Stimme einschätzen, ob du mit deiner VA auf einen Nenner kommst. 30 Minuten sind eine gute Zeitspanne, um sich einen ersten Eindruck zu verschaffen und die wichtigsten ersten Dinge zu besprechen.

Grundsätzliche Fakten, die am Anfang besprochen werden sollten.

Vergiss bitte nicht, jedes Gespräch und jedes Kennenlernen ist individuell. Ich beschreibe dir kurz, wie ich Erstgespräche gern gestalte. Zu Beginn stellt sich jeder selbst und sein Business kurz vor. Dabei kommt es natürlich darauf an, was dir wichtig erscheint und wichtig für die Zusammenarbeit ist. Du kannst auch jederzeit Fragen stellen oder Wünsche äußern. Je klarer du dich und dein Anliegen äußerst, desto besser kann deine virtuelle Assistentin darauf eingehen. Selbstverständlich wird Sie im Gegenzug auch Fragen und Wünsche an Dich haben.

Welche Fragen sollten im Erstgespräch geklärt werden ?

Hier sind die Fragen, die meiner Einschätzung nach im Erstgespräch geklärt werden sollten.

• Welche Aufgaben möchtest du konkret abgeben und übernommen werden?
• Wie läuft die Kommunikation im Weiteren ab? Möchtest du Planungstools (Trello, ASANA, …) nutzen?
• Sind die Aufgaben zeitlich begrenzt?
• Wann soll die Zusammenarbeit starten?
• Welchen zeitlichen Aufwand hast du dir für deine VA vorgestellt?
• Hast du dir Gedanken über persönliche Meettings gemacht? In denen offene Fragen und Vorgehensweisen besprochen werden.
• Gibt es Zeitfenster, in denen deine VA verfügbar sein muss?
• Welche Werte sind Euch für die Zusammenarbeit wichtig?
• Passt eure finanzielle Vorstellung zusammen?

 

Ihr seid Euch sympathisch und möchtet Zusammenarbeiten?

Ist das der Fall, gehe ich persönlich wie folgt vor:

Sind wir uns sympathisch und einig darüber, dass wir zusammen arbeiten möchten, übersende ich dir einen blanko Fragebogen. Dieser enthält z. Bsp. neben den wichtigsten Daten, wie deine Kontaktdaten auch eine Auflistung der Tools, die wir gemeinsam nutzen. Außerdem möchte ich auch wissen, welche Aufgaben im Einzelnen ich für dich übernehmen soll. Das gewünschte Startdatum und die Laufzeit sind wichtige Eckdaten. Nachdem du mir alles bestmöglich ausgefüllt zurückgeschickt hast, erhältst du von mir mein Angebot und den Dienstleistungsvertrag. Haben wir all diese Dinge gemeinsam geklärt und der unterschriebene Vertrag ist zurück bei mir, beginnt unsere erfolgreiche Zusammenarbeit.

 

Solltest du dir immer noch unsicher sein, ob die Zusammenarbeit mit einer virtuellen Assistentin das richtige für dich ist, dann empfehle ich dir meinen Beitrag “ Gute Gründe warum eine Virtuelle Assistentin für Dich genau das Richtige ist!

 

 

Du weißt schon, wo ich dich Unterstützen kann? Prima, dann schreib mir gern eine Mail und wir machen uns ein Erstgespräch aus.